Procedurę składania wniosków, realizacji i rozliczania projektów finansowanych przez NAWA reguluje Zarządzenie Rektora nr 111/2023 z 28.04.2023:
(...)
III. Projekty z udziałem środków krajowych
§ 8
1. Przed złożeniem Wniosku aplikacyjnego Biuro:
1) koordynuje przygotowanie wniosku i pomaga w skompletowaniu wymaganych załączników (przygotowanie części formalnej wniosku);
2) opracowuje, wspólnie z Osobą zgłaszającą wniosek, opinię o ryzykach w Projekcie, jeżeli wymaga tego interes Uniwersytetu;
3) ustala we współpracy z Działem Księgowości Projektowej szczegóły założeń finansowych (w tym wymogu wniesienia wkładu własnego, zakresu kwalifikowania VAT);
4) udziela Osobie zgłaszającej wniosek informacji w zakresie wytycznych Programu oraz wewnętrznych aktów normatywnych niezbędnych do skonstruowania budżetu.
2. Przed złożeniem Wniosku aplikacyjnego Osoba zgłaszająca wniosek przekazuje do Biura ostateczną i kompletną wersję wniosku zaakceptowaną przez siebie i
Kierownika jednostki w terminie 14 dni przed upływem terminu składania wniosku do Instytucji finansującej.
3. Biuro przekazuje wniosek (w formie elektronicznej lub papierowej wraz z ewentualną opinią o ryzykach) do zatwierdzenia przez DKP i Głównego Księgowego (jeśli
dokumenty programowe tego wymagają).
4. Jeśli dokumenty programowe wymagają złożenia podpisów na wniosku upoważnionych reprezentantów Uniwersytetu Wrocławskiego wówczas Biuro przekazuje wniosek do Rektora albo Prorektora ds. projektów i relacji międzynarodowych albo innej osoby posiadającej szczególne pełnomocnictwo wymagane przez Program.
5. Osoba zgłaszająca wysyła wniosek do Instytucji finansującej w formie elektronicznej, a jeśli to konieczne, uzgadnia z Biurem inny sposób wysłania wniosku do Instytucji
finansującej, zgodny z jej wytycznymi.
6. Biuro pomaga w przygotowaniu i wysyłaniu odwołań od decyzji Instytucji finansującej.
§ 9
1. Po uzyskaniu finansowania albo dofinansowania Biuro i Osoba zgłaszająca wniosek informują się niezwłocznie o uzyskaniu finansowania albo dofinansowania Projektu.
2. Biuro koordynuje proces negocjacji, podpisania Umowy (aneksu do Umowy). Kierownik projektu bierze udział w tym procesie.
3. Po uzyskaniu finansowania albo dofinansowania:
1) Biuro:
a) uaktualnia budżet zgodnie z założeniami Kierownika Projektu,
b) koordynuje proces uzgadniania i akceptacji umowy zgodnie z odrębnym zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego w sprawie wprowadzenia Ogólnych zasad zawierania i realizacji umów cywilnoprawnych w Uniwersytecie Wrocławskim,
c) przekazuje Umowę do podpisania Rektorowi albo Prorektorowi ds. projektów i relacji międzynarodowych po uprzedniej akceptacji Kierownika projektu i Kierownika jednostki,
d) przesyła Instytucji finansującej podpisaną Umowę,
e) przekazuje umowę podpisaną przez wszystkie strony (w tym umowy podpisane elektronicznie) wraz z kompletem załączników Kierownikowi projektu, Jednostce, w której realizowany jest projekt oraz do DKP. Jednostka, w której realizowany jest projekt przechowuje oryginał umowy w swojej siedzibie,
f) wnioskuje do Działu Finansowego o otwarcie rachunku bankowego, jeżeli Program tego wymaga,
g) zapewnia Kierownikowi projektu bezpośredni dostęp do Pulpitu dla kierowników projektów, zawierający informację o postępie finansowym Projektu;
2) Kierownik jednostki:
a) powołuje Kierownika projektu. W przypadku Projektów realizowanych w jednostkach Administracji Centralnej Kierownika projektu powołuje Prorektor ds. projektów i relacji międzynarodowych. Wzór powołania Kierownika projektu stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszych Zasad,
b) włącza Projekt do planu rzeczowo-finansowego Jednostki lub planu kosztów Jednostki, w której realizowany jest projekt,
c) zapewnia warunki lokalowe do prowadzenia Projektu, udostępnia aparaturę i zapewnia obsługę administracyjno-finansową na potrzeby Projektu,
d) stwarza warunki do zatrudnienia osób do realizacji Projektu;
3) Kierownik projektu:
a) kompletuje zespół projektowy, zgodnie z wytycznymi Instytucji finansującej oraz wewnętrznymi aktami normatywnymi Uniwersytetu Wrocławskiego,
b) aktualizuje założenia do budżetu Projektu;
4) Dział Księgowości Projektowej rejestruje Projekt w systemie finansowo-księgowym Uniwersytetu Wrocławskiego i informuje Jednostkę o numerze Projektu założonym w systemie finansowo-księgowym;
5) Dział Finansowy otwiera rachunek bankowy i informuje o tym Kierownika projektu, Biuro i DKP.
§ 10
1. Kierownik jednostki zapewnia obsługę administracyjną i finansową Projektu w zakresie rozliczania Projektu i ponosi odpowiedzialność za właściwy nadzór nad realizacją Projektu do momentu uznania Umowy za wykonaną, między innymi w zakresie okresowego przeglądu wyników Projektu, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Kierownik jednostki nie ponosi odpowiedzialności za właściwy nadzór na realizacją Projektu w zakresie zadań jednostek podległych Głównemu Księgowemu.
3. Dowody księgowe (w tym faktury), przed przekazaniem do jednostek podległych Głównemu Księgowemu, muszą być potwierdzone w zakresie merytorycznym kolejno
przez:
1) Kierownika projektu,
2) Kierownika jednostki.
4. Kierownik projektu odpowiada za terminowe oraz zgodne z Umową sporządzanie Raportów/wniosków o płatność oraz za złożenie do DKP dyspozycji przelewu zwrotu
środków, z odpowiednim wyprzedzeniem, w związku z niewykorzystaniem środków rozliczających zaliczki bądź z tytułu rozliczenia końcowego projektu;
5. Raporty sporządzane są zgodnie ze wzorami formularzy, wytycznymi, harmonogramem i innymi dokumentami programowymi.
6. Wstępny Raport Kierownik Projektu przekazuje do:
1) Biura celem weryfikacji pod względem formalnym;
2) DKP celem weryfikacji pod względem finansowym.
7. Po dokonaniu weryfikacji wstępnego Raportu przez Biuro oraz DKP, Kierownik projektu podpisuje Raport i przekazuje do ostatecznej akceptacji do:
1) Kierownika jednostki,
2) DKP,
3) Głównego Księgowego.
8. Raport podpisują: Główny Księgowy oraz jeśli jest to wymagane Rektor albo Prorektor do spraw projektów i relacji międzynarodowych.
9. Biuro, po podpisaniu Raportu przez osoby uprawnione, wymienione w ust. 8 przekazuje Raport do Instytucji finansującej zgodnie z wytycznymi Programu. Jeśli
wymogi Programu zakładają inną formę przekazania Raportu to Biuro i Kierownik projektu uzgadniają formę wysłania.
IV. Pozostałe zasady
§ 11
1. Jednostka, w której realizowany jest projekt ponosi pełną odpowiedzialność finansową z tytułu realizacji Projektu.
2. Wydatkowanie środków projektowych odbywa się zgodne z Programem, dokumentami projektowymi oraz regulacjami wewnętrznymi UWr.
3. Wszelkie zmiany merytoryczne i finansowe w Projekcie muszą być zgodne z Programem i zatwierdzane na piśmie przez Rektora/Właściwego Prorektora/Instytucję finansującą/ Lidera Projektu (w przypadku Konsorcjum), jeśli jest to wymagane.
4. Jeśli jest obowiązek posiadania przez Kierownika projektu podpisu elektronicznego, to Kierownik projektu odpowiada za jego założenie i aktualizację.
5. Każdy dokument dotyczący realizacji Projektu:
1) sporządzany jest zgodnie z wymogami Instytucji finansującej,
2) zawiera dane identyfikujące Projekt,
3) musi być zatwierdzony przez osoby uprawnione (zgodnie z wewnętrznymi aktami normatywnymi Uczelni).
V. Audyt
§ 12
1. Jeśli Program wymaga, aby audytor zewnętrzny przeprowadził audyt zgodności Projektu z umową, dokumentami programowymi oraz przepisami prawa, koszty
audytu pokrywane są z budżetu Projektu lub z budżetu Jednostki, w której realizowany jest projekt.
2. Audytora wyłania Jednostka, w której realizowany jest Projekt, na wniosek Kierownika projektu na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych.
3. Jednostka, w której realizowany jest projekt uzgadnia listę dokumentów potrzebnych audytorowi i przekazuje ją do Biura, działów w pionie Głównego Księgowego i innych właściwych działów.
4. Za administracyjne wsparcie audytora (np. udostępnienie niezbędnej dokumentacji) odpowiada Jednostka, w której realizowany jest projekt.
5. O terminie audytu Kierownik projektu powiadamia mailem Głównego Księgowego i Biuro Audytu Wewnętrznego.
VI. Archiwizowanie i przechowywanie dokumentacji Projektu
§ 13
1. Dokumentacja projektowa jest prowadzona i przechowywana zgodnie z Instrukcją kancelaryjną i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Uniwersytetu Wrocławskiego.
2. Dokumentacja projektowa przechowywana jest w Uniwersytecie Wrocławskim przez okres przewidziany w Programie oraz zgodnie z Instrukcją kancelaryjną i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Uniwersytetu Wrocławskiego.
3. Dokumenty związane z Projektem przechowywane są w Jednostce, w której realizowany jest Projekt, do momentu przekazania ich do Archiwum Uniwersytetu Wrocławskiego – zgodnie z Instrukcją kancelaryjną.
4. Oryginały dokumentów finansowych przechowywane są w Filii Archiwum Uniwersytetu Wrocławskiego, w której przechowywana jest dokumentacja finansowo-księgowa.
5. Oryginały dokumentów związanych z zatrudnieniem osób w Projekcie przechowywane są w Dziale Spraw Pracowniczych.
6. Po upływie terminu przechowywania dokumentacji projektowej, przewidzianego w Programie, wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przekazywane są do ekspertyzy archiwalnej – zgodnie z Instrukcją kancelaryjną i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Uniwersytetu Wrocławskiego. Zasady przechowywania dokumentacji odnoszą się również do Projektów, w których Uniwersytet Wrocławski jest partnerem.